Zdalne załatwianie spraw w polskich urzędach nie jest łatwe, ale nie jest niemożliwe. Rozliczenia podatkowe, sprzedaż nieruchomości czy składanie wniosków do ZUS, US, urzędów stanu cywilnego może odbyć się jednak z dowolnego miejsca na świecie. Możliwe jest także umówienie się na zdalne spotkanie z urzędnikiem ws. międzynarodowych emerytur. Jak to zrobić? Poznaj 5 opcji, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas i pieniądze.
1) Wizyta w konsulacie
Dla emigrantów pierwszą drogą jest zawsze konsulat. Tam możesz złożyć wniosek o paszport, dokonać rejestracji urodzenia, małżeństwa, zgonu, które miały miejsca w USA (ubiegać się o sporządzenie ich polskich odpowiedników), zmienić imię, uznać ojcostwo, dokonać rejestracji małżeństwa zawartego w USA, złożyć wniosek o uznanie wyroku rozwodowego i całe mnóstwo innych spraw. W konsulacie możliwe jest również otrzymanie zaświadczeń (np. o stanie cywilnym), legalizowanie dokumentów, które są wymagane w Polsce (apostille), przekazywanie zapytań do urzędów w Polsce, a także składanie wniosków o wydobycie dokumentów z polskiego urzędu (np. aktu urodzenia). Wtedy jednak musisz ponieść opłaty konsularne, wybrać się do konsulatu i uzbroić się w morze cierpliwości. Czy są inne drogi? Są. I warto nimi podążać.
2) e-konto na platformie EPUAP
EPUAP to tzw. Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, czyli rządowa strona internetowa, poprzez którą możesz załatwiać sprawy urzędowe. Umożliwia ona np. składanie wniosków do urzędów:
– USC urzędów stanu cywilnego (np. ubieganie się o akty urodzenia, akty małżeństwa czy zgonu)
– ZUS (np. składać wnioski, sprawdzać składki)
– US urzędach skarbowych (np. sprawdzać informacje podatkowe, składać zeznania podatkowe)
– UM / UG załatwić sprawy w urzędzie miasta czy gminy
– złożyć wniosek do UP urzędu patentowego, PIP Państwowej Inspekcji Pracy, a nawet dokonać rejestracji firmy.
Dokumenty elektroniczne
Dodatkowo, poprzez EPUAP możesz prowadzić komunikację z urzędami. Ma to istotną przewagę nad mailami, telefonami czy wypełnianiem formularzy na stronie urzędów. EPUAP nadaje bowiem sprawom oficjalną formę. Dzięki niemu możesz wnioskować o dokumenty (także o zaświadczenie o niekaralności), ale też samodzielnie odbierać ich elektroniczne formy. Ale! Nie wszystkie elektroniczne dokumenty będą uznawane za granicą. Np. O ile w Polsce od 2014 r. – dzięki ERASC Elektronicznemu Rejestrowi Aktów Stanu Cywilnego – można sporządzić i udostępnić akt urodzenia dziecka (składa się wniosek przez EPUAP i dostaje elektroniczną wersję dokumentu), o tyle dla polskich dzieci urodzonych w USA nie jest to tak proste. Nakładają się na to kwestie PESELów, miejsca urodzenia i braku zameldowania w Polsce. Finalnie więc załatwia się to stacjonarnie w konsulacie (ewentualnie poprzez wysyłkę amerykańskiego aktu urodzenia do Polski, tam tłumaczenie przysięgłe na język polski, składanie wniosku w urzędzie przez pełnomocnika). Jednak brzmi to dokładnie tak źle, jak wygląda 😉. Pamiętajmy, że według raportu International Tax Competitiveness Index z 2021 polski system prawno-podatkowy jest jednym z najbardziej skomplikowanych na świecie.
Odbiór dokumentu w Polsce lub wysyłka
Zdarza się też tak, że elektroniczny wniosek o wydanie dokumentu przez EPUAP jest zatwierdzony, ale jego fizyczny odbiór możliwy jest tylko w Polsce. Jeśli przed wyjazdem postarałeś się o pisemne, uwierzytelnione pełnomocnictwo dla zaufanej osoby w Polsce – sprawa jest prosta. Jeśli nie – drogą jest apostille (o czym zaraz) lub ewentualne zawnioskowanie do danego urzędu o wysłanie interesującego cię dokumentu do konsulatu. Na to musisz mieć jednak zgodę placówki zagranicznej (to też wymaga od Ciebie pojawia się w konsulacie po jego odbiór). Warto tu podkreślić, że polskie urzędy mają wiele procedur, ścieżek, możliwości. Niestety, nie istnieje jedna, sprawdzona ścieżka określana dla wszystkich urzędowych spraw.
Pomimo wszystko, konto EPUAP warto posiadać. Co ważne, możesz otworzyć je z każdego miejsca na świecie. Potrzebne będą jedynie twoje dane (w tym numer PESEL) oraz konto w polskim banku. Po zakładaniu go, musisz bowiem dokonać uwierzytelnienia. Jedną z opcji jest użycie Bankowego Centrum Elektronicznego (czyli po prostu zalogowania się przez stronę polskiego banku). Voila! 😉
3) Pełnomocnictwo udzielone w USA dla spraw w Polsce
Oczywiście, najłatwiejszą formą załatwiania urzędowych spraw jest zawsze oddelegowanie do tego pełnomocnika w Polsce. Musi on jednak posiadać pisemne i uwierzytelnione (notarialnie) pełnomocnictwo do reprezentowania cię. I o ile zadbałeś/aś o nie wcześniej, sprawa jest banalna. Ale co w przypadku, kiedy nie masz swojego reprezentanta w Polsce? Tu rozwiązaniem jest APOSTILLE.
Co to jest apostille?
Apostille to forma legalizowania dokumentów wystawionych w jednym kraju, dzięki czemu mogą być one użyte w innym kraju. Mówiąc prościej: publicznym dokumentom (np. z USA) nadaje się moc prawną (legalność) do używania zagranicą (np. w Polsce). Analogicznie, w Polsce można wystawić apostille dla dokumentów używanych w USA – jednak każdy kraj ma swoją ścieżkę administracyjną. W Stanach jest ona bardzo, bardzo prosta: osoba świadcząca usługi notarialne (apostille services): stwierdza tylko autentyczność twojego podpisu na danym dokumencie. Niepotrzebne są więc tłumaczenia, polscy prawnicy i miliony zaświadczeń. Wystarczy 5 minut spotkania z osobą z uprawnieniami albo wybranie się do UPS (który zajmie się też wysyłką dokumentów)… i gotowe.
Dla przykładu:
Apostille można wystawić do pełnomocnictwa, które przygotowujemy w USA dla kogoś mieszkającego w Polsce. akres dokumentów jest naprawdę szeroki: poza pełnomocnictwami, apostille wystawia się do wszystkich publicznych dokumentów: umów handlowych, kupna-sprzedaży, świadectw ukończenia szkół, testamentów, dokumentów medycznych, faktur, aktów zgonu, dyplomów, aktów notarialnych i wielu innych. Co ważne, muszą być to dokumenty publiczne.
Jak załatwić apostille?
Wystarczy umówić się z notariuszem (chociaż nie jest to notariusz w polskim rozumieniu tego słowa, a po prostu osoba świadcząca takie usługi w USA). Ważne jest to, że ta osoba nie musi znać języka polskiego . Takie usługi często świadczone są mobilnie – notariusz może po prostu podjechać do twojego domu (wyszukaj w Google „apostille services near me”). Płaci się za to niewielką opłatę, a notariusz sprawdza twoją tożsamość (dokument tożsamości). I tu istotna uwaga: na przykład na pełnomocnictwie do reprezentowania ws. sprzedaży ziemi będzie pewnie widniało odwołanie do polskiego dowodu osobistego – wówczas notariusz będzie weryfikował twój polski dowód osobisty (na marginesie, dobrze, aby wzór takiego pełnomocnitwa przygotował w Polsce prawnik i wysłał ci wersję do wydruku). Kolejnym krokiem jest podpisanie przez ciebie danego dokumentu. Podpis składasz w obecności notariusza. Na tym kończy się wasze spotkanie, jednak nie cały proces. Twój dokument (np. rzeczone pełnomocnictwo)– za dodatkową opłatą – notariusz wysyła do stolicy danego stanu i tam wystawiane jest do niego apostille. Dokument z rzeczoną klauzulą apostille w języku angielskim przychodzi do Ciebie pocztą (oczywiście, możesz też dokonać takiej wysyłki samodzielnie – bez pośrednictwa notariusza). Za dodatkową opłatą możliwe jest także przyspieszenie procesu, który w normalnym trybie trwa kilka tygodni.
Gdy już otrzymasz dokument z apostille, musisz wysłać go fizycznie do Polski. Wielu rodaków decyduje się też przekazać go lecącym tam znajomym (a ci wysyłają je InPostem do zainteresowanej osoby 😉). Ostatnim krokiem jest przysięgłe przetłumaczenie oryginału apostille na język polski (może to zrobić już ktoś w Polsce, ale polscy notariusze wymagają formalnego tłumaczenia). W przypadku pełnomocnictwa do reprezentowania oryginał dokumentu, apostille i tłumaczenie przysięge apostille z oryginału stanową KOMPLET, którym będzie posługiwał się Twój pełnomocnik.
Pamiętaj , że w przypadku każdego pełnomocnictwa ważne jest dokładne doprecyzowanie jego zakresu.
4) Spotkania online z urzędnikami
Ciekawą opcją są darmowe konsultacje z polskimi urzędnikami. Jakiś czas temu ZUS wprowadził możliwość umówienia się na zdalne spotkania. Jednym z tematów do umówienia są np. międzynarodowe emerytury.
Autorka wpisu: Sylwia Sowa-Hawdziejuk
Wyzwania związane z formalnościami często omawiamy w Klubie Tajniki Ameryki. Jeśli poszukujesz wsparcia w wielu dziedzinach związanych z życiem w USA, sam/a masz wiele do zaoferowania i chciałbyś poznać świetnych ludzi – zapraszamy!
